Створення структури бази даних. Робота з даними в MS Access

Контрольна робота

Тема :

“Створення структури бази даних. Робота з даними в MS Access”

Короткі теоретичні відомості

Персональна СУБД Microsoft Access – це засіб управління базами даних і, як і інші програмні продукти цієї категорії, зберігає і видобуває дані, представляє інформацію в зручному для користувача вигляді, автоматизує рутинні задачі (такі як введення платіжних документів, карток обліку, складання розкладу і т. д.). Використовуючи Microsoft Access, можна створювати зручні вихідні форми, обробляти дані і складати різноманітні звіти.

Microsoft Access має нові інструментальні засоби створення та тиражування баз даних, аналізу їх продуктивності, забезпечуючи одночасно досить простий інтерфейс.

Microsoft Access дозволяє використовувати одночасно декілька таблиць в БД. Це полегшує процес структурування даних і виконання завдань. Програма забезпечує повне управління реляційними базами даних. Вона передбачає визначення первинних і зовнішніх ключів і повністю реалізує підтримку цілісності даних. Крім того, Microsoft Access має засоби для попередження введення некоректних даних.

Після запуску програми Microsoft Access на екрані з’являється вікно додатка, a також діалогове вікно, в якому користувач має вибрати один із наступних варіантів роботи: створення порожньої бази даних (перемикач Нова база даних), створення бази даних за допомогою майстра (перемикач Запуск майстра ), відкриття однієї з існуючих баз даних (перемикач Відкрити базу даних ).

У результаті вибору перемикача Нова база даних утворюється порожня база даних, в яку згодом можна помістити таблиці, форми, звіти, запити і т. д. Якщо ж ви зупините свій вибір на перемикачі Запуск майстра, то після натискання клавіші ОК почнеться процес створення нової бази даних на основі однієї з баз колекції Access. У разі потреби відкрити існуючу базу даних слід установити перемикач Відкрити базу даних. У результаті після натискання клавіші ОК з’явиться список для вибору бази, яку потрібно відкрити.

Рисунок 1. Діалогове вікно, яке дозволяє вибрати один із варіантів створення порожньої бази даних

У вікні бази даних систематизовані об’єкти бази даних: таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі. Спочатку вікно нової бази даних є порожнім (рис. 2).

Рисунок 2. Вікно бази даних

У реляційних базах даних вся інформація зберігається у вигляді таблиць. Кожний рядок таблиці являє собою запис, а стовпчик – поле. Запис містить набір даних про один об’єкт (наприклад, назва фірми, її адреса і спеціалізація), а поле – однорідні дані про всі об’єкти (наприклад, адреси всіх занесених у таблицю фірм).

До створення нової таблиці можна приступити відразу після відкриття бази даних.

Хід роботи

1. У вікні бази даних активізуйте вкладку Таблиці.

2. Клацніть мишею по кнопці Створити. На екрані з’явиться вікно Нова таблиця, у правій частині якого перераховуються способи створення таблиці.

Програма база дані користувач

Рисунок 3. Діалогове вікно, яке дозволяє вибрати спосіб створення нової таблиці

3. Виберіть спосіб Конструктор (Рис. 3).

4. Після натискання клавіші ОК ви потрапите у вікно Конструктора таблиці (рис. 4).

Рисунок 4. Вікно конструктора таблиці

5. Вікно конструктора таблиці складається з трьох колонок: Ім’я поля, Тип даних і Опис.

6. Введіть у перший рядок колонки Ім’я поля назву першого поля – Номер запису і натисніть Enter.

7. У списку Типів даних виберіть тип Лічильник. Після цього курсор переміститься у колонку Опис.

8. У колонку Опис, що служить для запису інформації про призначення поля, введіть такий опис “Служить для однозначної ідентифікації адреси”.

На перший погляд описи можуть здаватися непотрібними. Але описи забезпечують користувача довідковою інформацією, яка з’являється у рядку стану, коли курсор знаходиться у відповідному полі.

9. В другий рядок колонки Ім’я поля введіть назву другого поля – “Код_студента” і натисніть Enter.

Поле “Код_студента” слід оголосити ключовим полем. Для цього потрібно його виділити, а потім Правка => Ключове поле.

Ключове поле однозначно ідентифікує записи в таблиці, а також збільшує швидкодію. Для ключового поля слід використовувати дані, які ніколи не повторюватимуться (наприклад, номери покупців, страховок, рахунків, фондів, накладних).

10. Зробіть описи даних для другого поля, а також створіть інші поля відповідно до даних, наведених в таблиці 1.

Таблиця 1

Номер поляІм’я поляТип данихРозмір поляФормат поляІндексоване поле
1Номер записуЛічильник“Длинное целое”Основний
2Код_студентаТекстовий6Так
3ПрізвищеТекстовий30
4Ім’яТекстовий30
5По_батьковіТекстовий30
6Дата_народженняДата/часКороткий формат дати
7АдресаТекстовий15

Поле з ідентифікаційними кодами студентів ми оголосили полем первинного ключа (ключовим полем). При цьому для властивості Індексоване поле програма автоматично встановила значення ТАК (Збіги не допускаються) . Завдяки цьому два різних записи в базі даних не можуть мати однакові ідентифікаційні номери.

Заповнення таблиці

Щоб заповнити таблицю, слід перейти з вікна Конструктора на лист даних, натиснувши кнопку Вид на панелі інструментів (перша зліва).

11. Заповніть базу даних відповідно до таблиці 2:

Таблиця 2

Номер запису

Код_

Студ

ПрізвищеІм’я

По_

Батькові

Дата_

Народж.

АдресаТелефон
1Ч-45ЧеховАнтонІванович12.01.89Пр. Бажана, 46,5565-67-89
2М-5МихайловОлексійПетрович23.02.88В. Руденко, 5,67564-78-12
3С-67СімаковАндрійПетрович06.05.88В. Ревуцького, 6,4565-23-05
4М-7МолоховаСвітланаЯківна12.03.89Пр. Бажана, 46,9575-56-43
5Ч-12ЧорнаСвітланаДмитрівна01.01.89Пр. Бажана, 26,15565-07-09
6А-78АнтоновОлександрПетрович04.05.89В. Ревуцького, 1,8565-16-15
7Б-23БаліцькаОльгаІванівна12.07.89Пр. Бажана, 20,35575-80-44
8Б-14БаліцькаМаріяСавівна04.06.88В. Ревуцького, 7,8565-34-34
9Г-34ГуменюкДмитроЯкович05.05.89В. Руденко, 8,7575-14-07
10Г-78ГабаЛюдмилаІванівна01.12.88В. Руденко, 12,17574-23-49
11Ч-2ЧеховІванЯкович23.02.88В. Руденко, 18,5565-23-12
12М-19МолоховаЛюдмилаСавівна04.05.89В. Руденко, 8,47565-09-00
13Б-17БойкоОлександрПетрович12.07.89В. Руденко, 9,2574-11-54
14В-5ВараваСергійДмитрович06.05.88В. Ревуцького, 17,8565-28-25
15О-16ОльшанськаЛарисаАртемівна06.05.88Пр. Бажана, 24,5574-17-19

12. Виконайте пошук елемента в таблиці. Для цього зробити активним те поле, у якому здійснюється пошук, а потім вибрати пункт меню Правка / Знайти.

З’являється вікно пошуку та заміни (рис. 9).

Рис. 9. Вікно пошуку та заміни

13. Зберегти таблицю під назвою “Студент”. Це буде перша таблиця бази даних “Учбовий_заклад”.

14. Створити таблицю “Група” в режимі конструктора таблиць.

15. Заповнити таблицю в режимі відкритої таблиці.

Таблиця 3

Номер_записуНазва_групиПІБ
1МЕ-07РВВ
2ЕА-06БАВ
3ЕС-08БЗІ
4ЕС-06ОЩВ
5ЕА-07РНІ
6ОА-08РЛВ

3. Зберегти під назвою “Група”. Це буде друга таблиця бази даних “Учбовий заклад”.

4. Створити таблицю “Викладач” за допомогою Майстра таблиць.

5. Заповнити таблицю в режимі відкритої таблиці.

Таблиця 4

Номер_записуПІБПрізвищеІм’яПо_батькові
1РВВРозумовськаВалентинаВікторівна
2БАВБардаковаАннаВалеріївна
3БЗІБаришеваЗінаїдаІллівна
4ОГВОгінськаГаннаВолодимирівна
5РНІРоманюкНаталіяІванівна
6РЛВРоманюкЛесяВасилівна

6. Зберегти під назвою “Викладач”. Це буде третя таблиця бази даних “Учбовий заклад”.

7. Створити таблицю “Предмети”.

8. Заповнити таблицю “Предмети”.

Таблиця 5

Номер_записуНазва_предмета
1Алгебра
2Геометрія
3Фізика
4Інформатика
5Хімія
6Біологія

9. Зберегти таблицю під назвою “Предмети”. Це буде четверта таблиця бази даних “Учбовий заклад”.

10. Зберегти базу даних під назвою Група_прізвище_ПР7.

11. Оформити звіт.

12. Записати висновок.


Створення структури бази даних. Робота з даними в MS Access