Выставочная деятельность турфирмы

Содержание

ВедВение. 3

Глава 1. Теоретические аспекты организации выставочной деятельности фирмы.. 5

1.1. Выставочная деятельность: сущность, основные характеристики, типология. 5

1.2. Этапы и содержание выставок. 11

1.3. Современные технологии выставочной деятельности фирмы.. 17

Глава 2. Анализ участие в выставочной деятельности ООО “Натали-турс”. 20

2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО “Натали-турс”20

2.2. Анализ выставочной деятельности ООО “Натали-турс” 2007-2008. 22

Глава 3. Совершенствование выставочной деятельности ООО “Натали-турс”. 27

3.1. Разработка путей совершенствования выставочной деятельности ООО ” Натали-турс”. 27

3.2. Планирование выставочной деятельности ООО “Натали-турс” на 200933

3.3. Расчет эффективности предложенных мероприятий. 38

Заключение. 40

Список литературы.. 42

Приложения.. 54

ВВЕДЕНИЕ

Становление рыночной экономики в России в течение последнего 10-летия вызвало появление и интенсивное развитие новых технологий. Заметное место среди них занимают выставочные технологии.

На данный момент можно с уверенностью утверждать, что сложилась новая отрасль экономики – выставочный бизнес, приносящий существенные доходы как ее субъектам, так и городским (региональным) бюджетам за счет налоговых отчислений и немалых косвенных поступлений. Таким образом, в условиях современных рыночных отношений возникла необходимость создания научно-практических основ и формирования комплексного подхода к вопросу разработки методики планирования выставочного участия с учетом факторов риска, присущих этой области. Данная проблема приобретает самостоятельное теоретическое и практическое значение. В этом и заключается актуальность выбранной темы.

Следует отметить, что использование выставок в деятельности компаний и функционирование выставочного механизма требует соответствующих финансовых, кадровых и материально-технических ресурсов, а также специальной подготовки и обучения работников в области выставочного дела, организации и управления выставочными процессами. Проблемам выставочной деятельности посвящены работы Миллера С, Олвуда Д., Монтгомери Б., Фридман С Прокудина В. А., Салащенко А. Г., Филоненко И. К. Вопросы, связанные с индустрией туризма, в частности затрагивающие проблему выставочной активности, получили освещение в трудах таких ученых как: Балабанов И. Т., Балабанов А. И., Восколович Н. Д., Гуляев В. Г., Дурович А. П., Зорин И. В., Исмаев Д. К., Кабушкин Н. И., Квартальное В. А., Моисеева Н. К., Папирян Г. А., Сенин B. C., Чудновский А. Д.

Целью исследования анализ организации выставочной деятельности на примере ООО “Натали-турс”.

Данная цель обусловила необходимость постановки и решения следующих основных задач:

1. Рассмотреть теоретические аспекты организации выставочной деятельности предприятия

2. Изучить роль выставок в ПР-деятельности

3. Провести анализ и дать оценку эффективности выставочной деятельности ООО “Натали-турс”

4. Выявить недостатки выставочной деятельности предприятия на примере трех последних выставок.

5. Предложить меры по совершенствование выставочной деятельности ООО “Натали-турс”.

Объектом исследования является организация и планирование выставочной деятельности в сфере туристического бизнеса. Предметом исследования выступает эффективность выставочного участия ООО “Натали-турс”.

Методологической основой исследования являются системный анализ, методология экономической науки, научные публикации зарубежных и отечественных авторов по проблемам анализа эффективности проектов, сведения научно-технической и специализированной литературы и периодической печати.

Глава 1. Теоретические аспекты организации выставочной деятельности фирмы

1.1. Выставочная деятельность: сущность, основные характеристики, типология

Выставочные мероприятия обычно проводятся для презентации продуктов и услуг приглашенным представителям и посетителям с целью широкого информирования потребителей и стимулирования продаж. Они предоставляют предприятию большие возможности одновременно распространения и получения широкого спектра экономической, организационной, технической и коммерческой информации при относительно доступной ее стоимости.

Выставка – это уникальный инструмент продвижения, единственное место, где собираются вместе производители (продавцы), покупатели и конкуренты. В большинстве своем, посетители идут на специализированные выставки с четко обозначенными целями: найти необходимую продукцию, компанию-партнера, где можно разместить заказ и т. д. Трудно себе представить более ценный для потребителя источник информации.

Может быть, именно поэтому выставки стабильно занимают первые места среди инструментов комплекса продвижения товаров, опережая рекламу в СМИ, direct-mail и пр.[1]

Вообще, выставка – это та самая стартовая площадка, на которой происходит первая и зачастую самая важная встреча клиента и поставщика. И главная задача компании-экспонента – завлечь своей продукцией или услугами.

Помимо информационных и коммерческих функций, все выставочные мероприятия формируют основные направления развития индустрии как на национальном, так и на мировом уровне, являясь важным информационно-аналитическим центром прогнозирования развития сферы производства “своего рода зеркалом развития отрасли, биржей информации, термометром цен, средством прогнозирования конъюнктурных изменений, а также социальным явлением”[2] .

Итак, сам факт участия в крупных выставках свидетельствует о солидности организации, что создает ей особый имидж и престиж.

Классификация выставок призвана помочь сориентироваться в этой непростой проблеме, приведенная нами ниже классификация свидетельствует о том, что выставочные мероприятия весьма и весьма неоднородны. Для классифицирования выставок выделяют несколько оснований:

1) временной период функционирования выставки;

2) отраслевая тематика;

3) значимость для экспонентов;

4) формы участия экспонентов;

5) географический состав экспонентов;

6) цели участия экспонентов;

7) состав посетителей.

Подчеркнем еще раз, любая классификация довольно условна и каждую выставку можно охарактеризовать по всем пяти основаниям. Рассмотрим кратко ранее приведенные виды выставок.

Необходимо отметить, что установившийся на многих торговых выставках обычай допускать посещение не коммерческой публики в конкретные дни и часы, ни в коем случае не свидетельствует об изменении их характера.

По составу участников, месту проведения и экономическому значению различают выставки и ярмарки:

Региональные

Межрегиональные

Национальные

Международные

Региональные ярмарки и выставки имеют сферу действия в радиусе 100 км, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются главным образом для демонстрации возможностей малых по величине предприятий.

Межрегиональные имеют одинаковую структуру с региональными, однако располагают большим радиусом действия и обычно адресуются более крупным предприятиям.

Национальные ярмарки и выставки, уходящие своими корнями в конец 18-го века и появившиеся вначале во Франции, являются витриной местной промышленности. Они проводятся внутри страны и за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее сбыта и обычно имеют межотраслевой характер.[3]

Международный или, лучше сказать, многонациональный характер они приобретают лишь в том случае, если в них участвуют, по крайней мере, 10-15% зарубежных экспонентов.[4]

Характерным для развития международных выставок и ярмарок является рост их специализации, причем это в большей степени относится к выставкам, чем к ярмаркам.[5]

По срокам и способу проведения выставки и ярмарки можно подразделить на следующие виды:

– краткосрочные выставки (соло-выставки)

Проводятся в течение не более трех недель. Они могут носить либо общий характер, т. е. представлять достижения своей страны во всех отраслях производственной деятельности, либо быть специализированными.

– Передвижные выставки

Они организуются с целью расширения круга посетителей с использованием различных средств транспорта. Получает все большее распространение организация плавучих выставок, в частности, Японией, Швецией, Англией. Такие выставки устраиваются на борту крупного судна, которое посещает портовые города нескольких государств и осуществляет показ, а также продажу выставленных товаров. Довольно широко стали использоваться передвижные выставки образцов товаров в автофургонах, салонах самолетов.[6]

– Постоянные выставки

Эти выставки организуются чаще всего при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным покупателям образцов экспортной продукции для заключения сделок по образцам.

– Новым видом выставок являются т. н. торговые недели.

Они организуются обычно в универсальных магазинах крупных городов для показа и продажи потребительских товаров.[7]

По частоте проведения выставки и ярмарки могут быть:

Периодические (проводящиеся каждые 2,3 года и т. д.)

Ежегодные

Сезонные

Кроме того, ярмарки и выставки можно классифицировать по направлению работы:

Ярмарки/выставки по осуществлению продаж/заказов

Информационные/ознакомительные

Проводимые в целях развития коммуникации/контактов[8]

Выставки и ярмарки имеют большое значение как место встреч представителей деловых кругов различных стран для поддержания ими непосредственных связей и установления новых личных контактов. Поскольку на выставках и ярмарках экспонируются прежде всего лучшие образцы товаров, соответствующие требованиям современных мировых стандартов, их посещение инженерно-техническими и научными работниками, конструкторами, изучение экспонируемых новинок способствует дальнейшему развитию технического прогресса и появлению новых товаров в мировой торговле. В этом смысле выставки и ярмарки, являясь центром обмена экономической и научно-технической информации, имеют огромное информационное значение.[9]

Интернет-выставки находятся во всемирной глобальной информационной сети, здесь достигается очень большая степень интерактивности между экспонентами и посетителями, может происходить оперативный обмен информацией и материальными ценностями.

Отличие виртуальных выставок от реальных заключается в том, что в качестве выставочного места и площади в них используется Интернетовское пространство, в качестве каналов связи между организатором, участником и посетителем выставки выбраны каналы Интернет.

С точки зрения экспонентов, выставки можно соотнести с целями их участия в данных мероприятиях – имиджевые, пробные, целевые (основные) выставки и сопутствующие мероприятиям выставки.

Имиджевые выставки часто используются предприятиями таких отраслей экономики, как машиностроение, металлургия, нефтегазовая промышленность, здравоохранение, высокие технологии, библиотеки на них – редкие участники.[10]

Пробные выставки ориентированы на поиск потенциальных клиентов и партнеров, поэтому здесь очень важно правильно оценить возможности мероприятия, эффективно воздействовать на посетителей во время и после окончания выставки. Участие библиотек в таких выставках как возможности открытия новых организаций и потенциальных пользователей их библиотечно-информационных услуг оправдано.[11]

По составу посетителей выставки подразделяются на выставки для бизнеса в широком смысле (т. е. для организаций, фирм, учреждений и ведомств) и выставки для конечных потребителей.

Выставки считаются мощным каналом распространения информации и рекламы, они вообще содействуют решению многих важных проблем коммерческих и некоммерческих организаций, оказывающих платные услуги, в частности к таким проблемам относятся: [12]

1) информирование – предоставление населению наиболее полной информации об оказываемых услугах и производимых продуктах, их свойствах, качестве, местах продаж и местах предоставления, скидках, и т. д.;

2)привлечение внимания широких слоев потребителей к библиотечно-информационной сфере – фиксация интереса читателей на определенной продукции или услугах, ознакомление общественности с фактом существования предприятия как современного, динамичного и мощного сервисного учреждения;

3) выработка и закрепление положительного общественного мнения – выставки позволяют углубить однозначно позитивное отношение населения и приоритетных групп пользователей к деятельности библиотеки, создают репутационную основу для дальнейшего укрепления доверия к ней;

4) создание привлекательного образа – на выставках проводится большая деятельность по укоренению в сознании населения образа библиотеки, связанного с формированием положительных эмоций, приятных впечатлений и т. д.;

5) стимулирование потребления услуг и продуктов – выставочный персонал ярко и логично приводит систему доводов и аргументов, подталкивающих потенциальных и реальных пользователей к выводу о необходимости использования и ценности услуг и продуктов предприятия

Задача ПР-менеджера состоит в том, чтобы организовать активную профессиональную жизнь и обширное общение во время выставки.[13]

1.2. Этапы и содержание выставок

От того, какой будет концепция действий, во многом зависит успех всего мероприятия.

Ушла в прошлое эпоха, когда выставочная деятельность была мобилизована на обеспечение непосредственного сбыта товаров. Сегодня участие в торговых ярмарках и выставках имеет глобальные цели и стоит на службе всех составляющих комплекса маркетинга. Стенд перестал быть краткосрочной “торговой точкой” и превратился в платформу преследования глобальных предпринимательских целей и, в первую очередь, совершенствования фирменного имиджа экспонента.

Решение предприятия о продвижении своих коммерческих интересов посредством участия в торговых ярмарках или выставках, зависит, прежде всего, от двух следующих факторов:

1. От тенденции к участию в ярмарках/выставках, наблюдающейся в отрасли, к которой это предприятие принадлежит.

2. От масштабов, в которых основные конкуренты предприятия используют ярмарки и выставки в качестве средства продвижения своей продукции на рынке.[14]

Таким образом участие в выставках или ярмарках для мелких фирм это:

1) средство завоевания всеобщей известности и место встречи с покупателями и специалистами, которые заинтересованы в получении информации, ищут новые товары и услуги, а возможно и готовы немедленно разместить заказ,

2) возможность встретиться с руководителями верхнего эшелона и побеседовать в спокойной и неформальной обстановке без отвлечения на подчиненных и телефонные звонки,

3) уникальный шанс напрямую пообщаться с большим количеством конечных потребителей.[15]

Предприятие может принимать участие в торговых ярмарках, выставках и прочих подобных мероприятиях внутри страны и за рубежом в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия (например, павильон страны). От способа участия в ярмарке или выставке зависят методы его организации, бюджет расходов, а часто и конечный результат. [16]

По словам Семенцова Т., в общем виде выставочная деятельность предприятия последовательно реализуется на таких этапах: принятие решения об участии (определение целей), этап подготовки участия, стадия работы выставки, послеярмарочная (послевыставочная) деятельность.

1. Принятие решения об участии в ярмарке или выставке.

Начинать работу следует с ответа на вопрос – нужна ли Вам выставочная деятельность вообще? Если ответ – ДА, то предприятие должно обратить основное внимание на:

1. Размер общей экспозиционной площади.

2. Степень известности именно этой выставки или ярмарки.

3. Тематику выставки или ярмарки и ситуацию в отрасли в целом.

4. Список экспонентов выставки или ярмарки предыдущих лет.

5. Список экспонентов, уже заявивших о своем участии.

6. Время проведения выставки или ярмарки и ваш календарный план производства и сбыта.

7. Цену аренды экспозиционной площади.

8. Условия участия в общем каталоге.[17]

Прежде всего ярмарки/выставки помогают экспоненту:

1) предпринять самокритичный анализ хода развития своего предприятия,

2) оценить его позицию на рынке (размеры, стабильность),

3) почерпнуть рациональные идеи в поведении конкурентов, параллельно с ним участвующих в данной ярмарке/выставке,

4) определить ход конкуренции в области товаров-субинститутов,

5) изучить политику конкурентов (методы, стимулы, системы).

В соответствии с выше перечисленными факторами, причины участия в выставках и ярмарках могут быть классифицированы на общие, которые одинаковы для всех предприятий, и особые, дифференцирующиеся в зависимости от политики каждого предприятия:[18]

В функциональном аспекте цели участия могут быть разделены на цели действия и цели контроля.[19]

Не вызывает сомнения тот факт, что конечной целью участия в любой ярмарке или выставке является продажа.[20]

Сразу же после составления графика контактов с устроителями выставки предприятие обязано строго в рамках установленных сроков заполнить и отослать все соответствующие формуляры. Главным из числа различных документов является заявка об участии. Принятие устроителем ярмарки/выставки заявления об участии автоматически обозначает и принятие экспонентом условий участия в ней, которые он обязан строго выполнять.

Параллельно контактам с устроителем ярмарки/выставки экспонент должен заняться подготовкой экспонатов, от вида и количества которых зависят как выбор стенда, так и элементы их поддержки.[21]

2. Этап подготовки

После установления целей участия в ярмарке\выставке предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в ярмарке\выставке. Как показали соответствующие исследования, примерно половину суммарных выставочных расходов составляет арендная плата (10-15%) и затраты на изготовление стенда (30-35%).

Что же включает в себя цена 1 м2 выставочной площади? Это:

1) стоимость общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории,

2) стоимость общей охраны территории,

3) стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты, которая устанавливается в зависимости от размера арендуемой площади,

4) стоимость одного экземпляра каталога выставки (при условии участия в этом каталоге),

5) стоимость вывоза мусора и строительных отходов из специально отведенных мест в период монтажа, работы и демонтажа выставки,

6) и др. дополнительные услуги.[22]

Дополнительно следует определить основные позиции, основные статьи расходов.

3. Стадия работы выставки

В этот период связи с общественностью являются одним из наиболее действенных механизмов поддержки участия, который дает предприятию возможность, воспользовавшись случаем, параллельно усовершенствовать свой имидж и развить деловые отношения в широком плане.

В рамках осуществления этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как: изготовление различных рекламных материалов, которые придают стенду индивидуальность, бесплатная раздача мелких сувениров, раздача образцов товаров, организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации),передача музыкальных программ, демонстрация видеофильмов, слайдов, проведение пресс-конференций, коктейлей для журналистов, клиентов.[23]

Роль персонала в этом случае невозможно переоценить, к принципам его подбора следует отнестись с должным вниманием. Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции:

Технические работники раздают рекламные материалы у входа, разносят их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом.

Специалисты по “publicrelations”, которые должны легко входить в контакт, останавливать, “завлекать” посетителей на стенд.

Специалисты, глубоко знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции.

На стенде вообще нельзя работать в одиночку. Обязательно необходимы два стендиста на 2 метра, еще один на каждые последующие 3 метра и один на каждые 12 кв. метров общей площади.[24]

4. Послевыставочная стадия.

На этой стадии, начинающейся с момента закрытия выставки и длящейся затем не один месяц, выполняется следующая работа:

1) Анализ контактов, осуществленных за период работы стенда

2) Проверка результатов участия

3) Составление отчета об участии

Участие в ярмарке и выставке является для предпринимателя своего рода инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все экономические и внешнеэкономические цели.[25]

Основными элементами, на сравнении которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия, являются:

1) сметные и реальные расходы по участию,

2) расходы на рекламу – пропаганду и вызванный ими резонанс, как он проявляется в реакции посетителей,

3) впечатление, произведенное стендом, и соответствующий отклик на равноценные стенды конкурентов, участвующих в ярмарке\выставке,

4) эффективность работы персонала и соответствующие результаты по другим стендам,[26]

1.3. Современные технологии выставочной деятельности фирмы

Рассмотрим теперь современные технологии выставочной деятельности фирмы.

Выставка является таким же рекламоносителем, как газеты или телеканалы. Разница лишь в том, что в роли макетов или рекламных роликов выступают стендисты, оформление стенда и раздаточный материал. При этом удельная доля целевой группы и ее лояльность к информации на специализированных выставках обычно выше, чем в рядовом СМИ (хотя бывают и исключения, например, универсальные выставки или узкоспециализированные, рейтинговые СМИ).

Правильное и своевременное изучение фасада выставочного зала помогает фирме в ее стараниях добиться подходящего размещения стенда и суметь воспользоваться большим стечением посетителей к “знаменитым” стендам.[27]

Стенд представляет собой единый комплекс площади (в кв. км), которую устроитель ярмарки/выставки предоставляет в аренду заинтересованному участнику, а также элементов конструкции/оформления, с помощью которых последний достигает осуществления своего участия в этом мероприятии.

Стенд – это образ предприятия-экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру. Это уже само по себе действует как средство передачи и приема сообщений и выражает предприятие как единое целое.

Кроме размеров стенда существенную роль играет и его тип:

А) стенды, расположенные в закрытом помещении

Линейный стенд: располагает лишь одной лицевой стороной и является наиболее распространенным типом стендов. Преимуществу использования трех стен для размещения экспонатов и рекламных материалов противостоит целый ряд недостатков, заключающихся в том, что он выходит лицом только на один проход, не дает возможности контролировать движение по близлежайшим проходам и, конечно, не способствует созданию мощных точек концентрации внимания.

Угловой стенд: является идеальным решением, в особенности, для мелких и средних фирм, поскольку он легко проектируется и обеспечивает удобный доступ к двум проходам.

“Полуостров”: этот стенд открыт с трех сторон и позволяет экспоненту легко “контролировать” прилежащую территорию.

“Остров”: при условии, что проектировщик сумеет воспользоваться его преимуществами, стенд в форме острова – идеальное решение для крупных предприятий, т. к. он дает возможность полностью контролировать окружающую территорию.[28]

“Сквозной”: лишен поверхности двух стен и располагает преимуществом двух выходов на проходы, что обеспечивает удовлетворительное “поле зрения” для экспонента.

“Визави”: состоит из двух расположенных друг против друга стендов, обычно линейных, и представляет собой, пожалуй, вынужденное решение для экспонента.

Офис отгораживают тогда, когда нуждаются в комнате для переговоров (не менее 6 кв. м.) или месте складирования экспонатов (не менее 2 кв. м.). [29] Однако наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.

В качестве сравнения можно рассмотреть два типа стенда :

1. Традиционный линейный стенд глубиной 6 м и шириной 3м

2. Угловой стенд той же площади

Особенно важную роль играют рекламные мероприятия на стадии подготовки, которые включают:

1. Включение фирмы – участницы в официальный каталог ярмарки/выставки. Но нужно ли закупать место под рекламу в выставочном каталоге – спорный вопрос. Обычно выставочные каталоги хранят целый год в качестве справочников.[30]

2. Публикация в отраслевых периодических изданиях и в экономической печати, ориентированные на “целевые группы”. Эта реклама должна быть использована таким образом, чтобы максимально побудить деловых людей посетить ваш стенд.

3. Использование наружной рекламы. Наружная реклама – это стандартный щит, установленный на дороге, ведущей к выставке или ярмарке. Его рекомендуют устанавливать за 2 недели до открытия и держать до конца работы выставки.

4. Рекламные мероприятия на радио и телевидении. Очень важно в этом случае купить эффективное время: примыкающее к новостям деловой жизни и передачам о биржевой ситуации…[31]

Таким образом, выставки – это своеобразное средство коммуникации, отличающееся и своими собственными возможностями. В отличие от газетной публикации, рекламного письма, проспекта или каталога, которые в конечном счете дают лишь абстрактное представление о предмете, на выставке сам товар выдвигается на передний план, ведь станки и установки показываются в действии.

Глава 2. Анализ участие в выставочной деятельности ООО “Натали-турс”

2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО “Натали-турс”

Компания “Натали Турс” является ведущим российским туроператором. Основные направления: Испания, Кипр, Таиланд, Андорра, Италия, Турция, ОАЭ и морские круизы.

Компания “Натали Турс” была организована в апреле 1992 года. Объемы продаж компании постоянно растут и в 2005 году составили 200 тысяч человек, оборот компании в году – 150 млн. евро.

В центральном офисе работает 200 сотрудников. Компания имеет еще три офиса в Москве, а также филиалы в Екатеринбурге, Санкт-Петербурге и Уфе. Кроме того, практически во всех крупных российских городах работают уполномоченные агентства “Натали Турс”.

“Натали Турс” занимается групповыми программами, но при этом старается учитывать потребности каждого отдыхающего. Миссия компании – способствовать развитию цивилизованного рынка туристических услуг в России, обеспечивая по доступным ценам отдых, соответствующий лучшим международным стандартам.

Компания не останавливается на достигнутом и продолжает развиваться. В 2003 году “Натали Турс” добавила к своим направлениям еще одно – круизный отдых, который она открыла для широкого круга российских потребителей, организуя туры на великолепных лайнерах ведущей европейской компании “Costa Cruises”.

По итогам работы в 1996 и 1997 годах “Натали Турс” была признана лучшим иностранным туроператором, действующим в провинции Каталонии (побережья Коста Брава, Коста дель Маресме, Коста дель Гарраф, Коста Даурада).

В 2008 году компания “Натали Турс” стала лауреатом престижной национальной премии в области бизнеса “Компания года”, организованной РИА “РосБизнесКонсалтинг”.

В 2008 году компании “Натали Турс” была вручена премия за достижения в области туризма Russian Travel Industry Awards как лучшему российскому оператору по выезду.

Проведем исследование основных экономических показателей ООО “Натали-турс” на основании форм бухгалтерской отчетности за последние три года и представим их в таблице 1. В результате анализа технико-экономических показателей ООО “Натали-турс” можно отметить следующее:

1. В 2008 году выручка организации увеличилась на 4434 тыс. руб. по сравнению с 2007 годом или на 135,2%.

2.Средняя численность работников за этот период увеличилась на 10 человек, что составило 110 % от численности в 2008 г.

Производительность труда увеличилась на 49 тыс. руб.

Полная себестоимость товарной продукции увеличилась на 2040 тыс. руб. за счет повышения тарифов на электроэнергию, топливо и нефтепродуктов.

5.Затраты на 1 руб. товарной продукции за анализируемый период снизились на 12,8%. Опережающий рост выручки от реализации на 135,2% по сравнению с себестоимостью за этот же период (117,2%) является определяющим фактором для снижения затрат на производство.

6.Увеличение фондоотдачи на 0,2 пункта свидетельствует о более эффективном использовании основных средств организации.

7. Показатели рентабельности в отчетном периоде увеличились в связи с появлением валовой прибыли.

2.2. Анализ выставочной деятельности ООО “Натали-турс” 2007-200 8

Структура деятельности по продвижению продукции ООО “Натали-турс” представляет собой следующее: прямые продажи, реклама в СМИ (печатных “Моя реклама”, “Ва-банк”, “Ярмарка-Калуга”, так же на радио и телевидении). Важную роль в процессе продвижения товара занимает выставочная деятельность. Если проанализировать бюджет по продвижению продукции, то 60 % занимают прямые продажи, 30 % реклама, 10 % – выставочная деятельность.

Среди преимуществ, которыми обладают выставки-ярмарки, называются:

– относительно низкая стоимость одного рекламного контакта;

– нейтральность территории, облегчающая контакты;

– идеальное место для знакомства с конкурентами;

– готовый материал для СМИ с целью получения паблисити;

Возможность проникнуть на новые рынки, создать свою дилерскую сеть.

За пять лет участия в выставках компания ООО “Натали-турс” накопила, достаточно богатый опыт в подготовке, проведении и отслеживании результатов туристических выставок.

Рассмотрим участие ООО “Натали-турс” в наиболее крупных выставках, отметим все достоинства, недостатки и оценим эффективность участия в выставках.

Первая выставка “Путешествия и туризм” была проведена в 2004 году в период резкой активизации рынка туруслуг. За 2004 год сектор туризма и путешествий вырос в Росси на 300%. Выставка организованная в нужное время и в нужном месте была обречена на успех. Уже вторая выставка была признана лучшей профессиональной выставкой года. Что касается цен на выставочную площадь, то они довольно велики. В среднем, стоимость 1 кв. метра составляет $ 200.1

Кроме того, существует целая серия дополни­тельных услуг, предоставляемых за дополни­тельную плату. Весь этот спектр услуг отражается в специальном прайс-листе весьма внушительного объема.

Выставка Mitt – уникальная возможность всесторонне оценить Российский туристский рынок, откорректировать ценовую политику, заключить деловые контакты с участниками выставки из более чем 90 стран мира. Участие в Mitt – вопрос престижа и деловой репутации компании.

Московская международная выставка “Путешествия и туризм”(MITT) прошла в Москве на Красной Пресне в Выставочном комплексе ЗАО “Экспоцентр” 27-30 марта 2008. 27 марта для предприятий и организаций мирового туристического рынка открыла свои двери Московская международная выставка “Путешествия и туризм”.

Прошедший год был весьма удачным для российских турфирм, предлагающих отдых, как на территории страны, так и за рубежом. По результатам недавнего опроса, проведенного журналом “Conference &; Insentive Travel” (Великобритания), наша страна заняла пятое место среди развивающихся объектов целевого туризма. Более 40% от общего числа экспонентов MITT 2008 составили отечественные турфирмы, остальные – иностранные. В этом году общая площадь экспозиции составила 29000 кв. м, где были представлены более 2000 экспонентов из более чем 100 стран. Число посетителей достигло 100 тысяч человек, включая специалистов и широкую публику.1

Традиционно в выставке принимали участие компании: Арт-тур, Конкорд, Трэвелланд, Натали-турс, Нева, Супер Нова, Согласие, Спейс трэел, Мостравел, Спутник, Экспресс-лайн, Франстурс+, Атлант Союз, Интерюнион, Сольтур, Европа 2000, Курортинтур, Дельфин, Мастер, ТЭЗ Тур, Ориент, Содис, Айрин, Владинвесттур, Трансаэро; Ресо-гарантия, Росно; ДСБВ-Турс Континент, Ланта-тур вояж, МИТС, Мондо турс, Добрый день, Роза ветров, Турэнергосервис, Воентур, Столичная судоходная компания; федеральные курорты Сочи, Кавказские Минеральные воды, ЗАО СКО “Адлеркурорт”, Анапа, администрации городов России.

Рис. 1. Структура затрат на участие в выставке ООО “Натали-турс”

Таким образом, по результатам проведенного анализ анкет и опроса участников выставок и руководителей ООО “Натали-турс” можно выявить ряд недостатков организации выставочной деятельности предприятия.

1. Слабый уровень предвыставчной подготовке при работе с клиентами. Одним из самых слабых звеньев в предвыставочной подготовке была слабо организована работа с потенциальными посетителями выставочного стенда ООО “Натали-турс”.

По результатам опроса сотрудников службы маркетинга и рекламы было выяснено, что неудовлетворительна была организована адресная рассылка приглашений на выставку, не организован последующий обзвон клиентов. Рассылка была организована преимущественно по имеющейся у отдела маркетинга клиентской базе, однако не были учтены новые категории потенциальных потребителей и поставщиков. Так же не была учтена специфика деятельности потенциальных потребителей.

2. Отсутствие четко разработанного плана выставочной деятельности, начиная от подготовительного этапа и заканчивая анализами результатов выставочной деятельности. Однако, в данном случае сильной стороной является деятельность сотрудников отдела маркетинга и рекламы во время проведения выставки, посетители отмечали необычность и яркость экспозиции туристической фирмы “Натали-турс”, оригинальность оформления стендов.

3. Минусом является так же недостаток средств, выделяемых на организацию выставочной деятельности.

4. Не была учтена тематика выставки, что в результате повлекло отсутствие точной ориентировки на специфику деятельности потенциального покупателя. На предыдущей выставке не было единой цели оформления стенда и не была четко проработана концепция выставки.

5. Отсутствуют четкие критерии оценки выставочной деятельности и проведение послевыставочной работы с потенциальными клиентами и поставщиками туристической фирмы “Натали-турс”.

6. На наш взгляд, так же была слабо организована послевыставочная стадия по работе с потенциальными клиентами туристической фирмы. Не был составлен анализ контактов, осуществленных за период работы стенда, и эти данные не были внесены полностью в клиентскую базу туристической фирмы, не были обобщены результатов участия. Не был составлен аналитический отчет об участии в выставке.

Для того, что бы решить указанные проблемы выставочной деятельности, предложим разработку путей совершенствования выставочной деятельности ООО “Натали-турс”, представленную в третьей главе.

Глава 3. Совершенствование выставочной деятельности ООО “Натали-турс”

3.1. Разработка путей совершенствования выставочной деятельности ООО “Натали-турс”

В предыдущей главе мы сделали вывод о том, что в подготовке и организации выставочной деятельности ООО “Натали-турс” существует ряд недоработок. В 2009 году руководство ООО “Натали-турс” приняло решение участвовать в престижной международной выставке “Туристический клуб – 2009”, которая будет проходить 10-14 ноября в выставочном центре “Крокус-экспо”.

В экспозиции будет представлено порядка 800 компаний из 40 регионов России и 16 иностранных государств. Основу экспозиции составят, тем не менее, отечественные компании. Одна из основных целей, которую ставят перед собой организаторы выставки “Туристический клуб”, – поддержка российского туроператора, повышение конкурентоспособности российских курортов.

Участие ООО “Натали-турс” в выставке ” Туристический клуб-2008″ позволит привлечь новых клиентов, найти поставщиков комплектующих материалов, фурнитуры и оборудования, сформировать новые рынки сбыта.

Основные цели участия в выставке ” Туристический клуб-2008″: 1. Увеличение доли рынка до 10% 2. Укрепление лидерских позиций на рынке автобусных туров, увеличение общего объема продаж на 50% 3. Повышение уровня узнаваемости брэнда (повышение подсказанного знания марки до 50%). Вспомогательные цели: 4. Повышение уровня лояльности покупателей к продукции (увеличение количества повторных покупок в 2 раза) 5. Развитие розничной сети 6. Увеличение доли продаж недорогих моделей кухонь.

Прежде чем принять решение об участии выставке “Туристическийклуб-2008”, сотрудникам отдела маркетинга и рекламы необходимо пройти несколько весьма важных этапов:

1) определить стратегический план развития выставочной деятельности на 2008 на год;

2) составить годовой план продаж;

3) сформировать рекламный бюджет на год, куда будут включены и затраты на организацию и проведение выставок;

Будут ли на выставке проводиться семинары, мастер-классы и т. п. и кто их будет вести.

Как можно раньше (лучше в январе 2009года) необходимо отправить в выставочные организации запрос о плане выставок на будущий год и условиях участия в них. На основе этого составляем календарный график подготовки и участия в выставках (отобранных из общих списков по перечисленным выше критериям). Отводим на подготовку к каждой выставке не менее 4-х недель. При этом необходимо иметь в виду, что формирование крупных национальных и международных выставок порой начинается за полгода до их начала.

Выбирая место и площадь будущего стенда, ориентируемся на следующие важные обстоятельства:

С целью уменьшения стоимости участия в выставке рекомендуется пользоваться своей мебелью, штендерами у входа, мобильными выставочными конструкциями, которые во вневыставочное время прекрасно украшают службу продаж.

Важно определить и четко сформулировать цель (или цели) участия фирмы в выставке. Например: изучение спроса, информирование о новостях в развитии фирмы за последний год, заключение договоров продаж.

Как минимум за месяц до начала выставки разрабатывается и утверждается идея оформления стенда. Для этого:

Рекламистам нужно получить (“запросить”) техническое задание от руководства (что именно важно для фирмы на этой выставке, на что делать акценты, что продвигать и т. п.).

Провести совместное обсуждение сценария работы на выставке: какие акции планируется провести, где стендисты будут стоять, сидеть, раздеваться и т. п.

После учета названных двух групп факторов можно разрабатывать идеи по оформлению. Варианты макетов оформления стенда требуют также обсуждения (в данном случае, в ООО “Натали-турс” этим рекомендуется заняться специалисту по рекламе). Важно, чтобы стенд был не только эффектный и эффективный, но и удобный для работы.

Также необходимо своевременно отредактировать текст, идущий от фирмы в каталог выставки (при этом обратить внимание на мелочи – наличие кода города перед телефоном, индекса в адресе, адреса электронной почты)

За две недели до начала выставки специалист по работе с клиентами ООО “Натали-турс” организует рассылку индивидуальных приглашений потенциальным клиентам на стенд.

Для разработки стандартов работы на выставке начальник отдела продаж совместно с отделом маркетинга делит всех возможных посетителей стенда на группы и определяем сферы их интересов.

Как минимум за неделю до выставки отдел маркетинга готовит для интересующих ООО “Натали-турс” групп клиентов раздаточные материалы, отвечающие на ожидаемые вопросы и дающие нужные им новости о фирме.

За 2-3 дня до начала выставки директору отдела маркетинга и рекламы необходимо провести общий сбор стендистов, рассказать им, что является показателями эффективной работы на выставке и как это повлияет на зарплату стендиста (см. следующий пункт). Объяснить задачи фирмы на выставке, принципы работы с различными группами клиентов.

Теперь необходимо оценить результаты выставки.

Критерии оценки могут быть следующими.

Во-первых, по показателям выполнения плана, поставленного перед сотрудниками отдела маркетинга и рекламы ООО “Натали-турс”, за выполнение которого будут выплачены премиальные и результаты выполнения которого измеримы.

Во-вторых, по отчетам службы продаж в течении 6 месяцев после выставки. Структура отчета может быть разной. Ежедневный общий отчет “Источники информации о фирме у новых клиентов”. Ежемесячный отчет “Анализ продаж клиентам в разрезе источников информации, по которым они обратились в фирму впервые (показатели прибыли, количества и содержания сделок за период)”. Эти отчеты дают возможность перевести результаты работы на выставке в конкретные показатели. Лучше окончательную оценку делать спустя полгода, так как участие в выставке дает долговременный эффект. Сделать это довольно просто: необходимо обобщить данные ежемесячных отчетов, и получится вполне конкретный показатель заработанных средств. Вычтя из него затраты на аренду, монтаж стенда, полиграфию и оплату сотрудников отдела маркетинга и рекламы, получим прибыль от участия в выставке.

Именно на этапе формирования плана закладываются основные параметры бюджета на участие в выставках. При этом они должны четко увязываться с планами стратегического развития фирмы на год

Исходя из стратегических планов развития ООО “Натали-турс”, перед каждой выставкой ставятся конкретные цели. Их может быть несколько, но они должны быть четко сформулированы и расставлены по приоритетам. Для ООО “Натали-турс”, очень важен вопрос: на расширение какого сегмента рынка в первую очередь направлена данная выставка – на дилеров или на розничного покупателя? И уже от этого будет зависть подход к формированию экспозиции: вариант застройки, подбор образцов, количество рабочих мест, степень технической оснащенности стенда и т. д. Если основной целью выставки ООО “Натали-турс” является увеличение числа дилеров, то перед работающими на стенде менеджерами ставится следующая задача: направлять розничных покупателей в ближайший турфирма “Натали-турс”, а не заниматься расчетом понравившегося ему тура. И, наоборот, если основная цель – увеличить количество покупателей, то на стенде ООО “Натали-турс” обязательно должен находиться компьютер, а задачей менеджеров становится убедить клиента в необходимости предварительного расчета понравившейся ему тура и уже по итогам работы направить в квартиру замерщиков.

На подготовительном этапе очень важно правильно составить анкеты и рекламные материалы. Анкеты не должны быть перегружены лишними вопросами, а время их заполнения – превышать 5-7 минут. За каждую заполненную анкету посетителю необходимо выдавать развернутый каталог продукции ООО “Натали-турс” и купон со скидкой на покупку любого тура в агентстве ООО “Натали-турс”.

Этим шагом, с одной стороны, можно стимулировать потенциальных покупателей к заполнению анкет, а с другой – фильтруем раздачу дорогостоящих каталогов и купонов: их получает только тот, кто реально желает приобрести туры и готов потратить 5-7 минут за заполнение. К тому же при таком подходе у потенциального клиента ООО “Натали-турс” формируется весомость заработанного им купона. Во время проведения выставки необходимо задействовать промоутеров, которые будут распространять печатную продукцию вне стенда (см. Приложение 4-5 ) и давать звуковую или видеорекламу о деятельности “Натали-турс”. Завершающим подготовительным этапом является расстановка менеджеров, работающих на выставке, по номерам, определение их ролей и маршрутов движения по стенду.

В следующем пункте главы мы рассмотрим планирование выставочной деятельности ООО “Натали-турс” на 2008 согласно данным рекомендациям.

3.2. Планирование выставочной деятельности ООО “Натали-турс” на 200 9

Рассмотрим планирование выставочной деятельности ООО “Натали-турс” на 2009 на примере подготовки к выставке ” Туристический клуб – 2009″

1) Подготовительный этап

Организационно-документальное обеспечение выставочного проекта

Каждый выставочный проект в ходе подготовки “обрастает” огромным количеством документации, которая стандартна по своей структуре для каждой выставки. Таким образом, подготовка и реализация проекта может быть представлена в виде организационного плана и коррелирующего ему документооборота.

Первый этап подготовки выставки – составление организационного плана выставочного проекта

I. Подготовительный этап Организационные мероприятия

1.1. Разработка концепции выставочного проекта

Документальное обеспечение

Концепция выставочного проекта

Особое внимание при разработке концепции следует уделить названию и классификатору выставки. Название должно быть точным, интернациональным, юридически чистым, Классификатор выставки должен точно определять ее тип. Лучше воспользоваться общепринятыми классификаторами. Выставка должна быть “прозрачной”.

Документ, разработанный по такому плану, является “сеткой” для составления сметы выставки и анализа коммерческой состоятельности проекта, презентации и “обкатки” проекта вне компании и его практической реализации подразделениями внутри. (Приложение 1)

Информационное письмо о выставке предназначается для приглашения участников. Содержит точное название, время, место проведения, тематику выставки, программу мероприятий выставки, контактные телефоны и прочие реквизиты организаторов, а также элементы фирменного стиля выставки. Объем письма – не более 2 страниц.

Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета-фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.

Определение клиентской базы, формирование библиотеки информационных источников по проекту, базы VIP – ответственный за данное мероприятие – менеджер по работе с клиентами, с 1 до 10 июня он должен составить список клиентской базы и предать его в отдел маркетинга и рекламы.

Источники для формирования “фирменной” клиентской базы

электронные и печатные базы данных по отраслям, “ведомственные” базы данных (министерства, союзы, объединения, торгпредства и т д.) Интернет и др.

Особую трудность составляет проверка баз данных, их структуризация и приведение в функциональный, удобный для работы, вид. Управление базами должно производиться менеджером с соответствующим профильным образованием, тем более что успех работы с базами сегодня зависит и от конфигурации компьютерной сети, и от умения правильно пользоваться ресурсами системы Интернет, и от степени “обработки” данных базы (ее детализации), подготовки адресных массивов и т. д. Существуют отечественные разработки в области создания и поддержки специализированной справочно-адресной системы выставочных организаций

Обычно, для ООО “Натали-турс” организаторы выставок предлагают детализированный пакет участия в выставке (иначе “спонсорский пакет”), который включает максимальный набор рекламных инструментов Участи экспонента в выставке по индивидуальной программе способно принести значительные дополнительные финансовые поступления организаторам выставки, но требует большой организационной работы менеджеров компании Индивидуальная (спонсорская) программа включает презентацию сильных сторон выставки и ее проектов, а также детализацию рекламных инструментов, предоставляемых ООО “Натали-турс” организаторами выставки рекламные возможности участия в выставке рекламные возможности участия в деловой программе возможности участия в рекламной кампании в СМИ возможности рекламных носителей выставки (полиграфия наружная и звуковая реклама, сувенирная продукция специальные проекты и презентационные программы (См. Приложение 2)

Организационная предвыставочная работа сотрудников отдела маркетинга и рекламы ООО “Натали-турс” для участия в выставке ” Туристический клуб-2009″. (См. Приложение 3)

В данном случае планируются два направления исследований, которые проводятся во время выставки регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) исследование отраслевого рынка

Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам.

Правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта

Данные статистических исследований служат для

Организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т. д.)

– маркетинговые обзоры по рынку – коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней

– динамика маркетинговой информации за ряд лет дает

Представление о новых тенденциях рынка, а, следовательно новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы

Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для каждой группы разрабатывается свой тип анкет

В международных организациях и союзах существуют жесткие требования к правилам и формам регистрации посетителей, поэтому при разработке анкет регистрационный блок (география респондентов сектор экономики, полномочия, функции и т. д.) целесообразно формировать, исходя из норм РКМ.

– цели участия в выставке,

– оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке,

– оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке

Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет

– приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном

– выдача бэджа на постоянное посещение выставки

– выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции (Приложение 4)

Рассматриваются два направления исследований, которые проводятся во время выставки

Регистрация и учет посетителей (коммерческих и частных) ” исследование отраслевого рынка

Профессиональное проведение статистических и социологических исследований важно для выставочного мероприятия по нескольким причинам

Правильный сбор и обработка статистических данных имеют решающее значение для международного признания выставочного проекта

” данные статистических исследований служат для

Организаторов выставки руководством к корректировке своих стратегий

– данные исследований используются в отчетных и рекламных документах (Официальный отчет, пресс-релиз, информационные письма, рекламные буклеты и т. д.)

– маркетинговые обзоры по рынку – коммерческая информация для экспонентов и возможность ее получения на выставке повышает привлекательность последней

– динамика маркетинговой информации за ряд лет дает

Представление о новых тенденциях рынка, а, следовательно новых потенциальных разделах выставки и ее деловой программы

Объектом исследований выступают посетители-специалисты, частные посетители, экспоненты Для каждой группы разрабатывается свой тип анкет

Также в анкету можно включить вопросы касающиеся следующих оценок

– цели участия в выставке,

– оценка выставки (экспозиции, деловой программы, организации и инфраструктуры), основные каналы информирования о выставке,

– оправдание результатов и ориентация на участие в следующей выставке

Статистические исследования посетителей осуществляется путем заполнения анкет (регистрационных форм) в регистрационном центре (вручную либо с использованием компьютерных систем), а также выборочного опроса путем стандартизированного интервью Применяются различные способы поощрения посетителей к заполнению анкет

– приглашения, буклеты и билеты с отрывным купоном

– выдача бэджа на постоянное посещение выставки

– выдача информационных материалов выставки (программа, путеводитель) либо сувенирной продукции

3.3. Расчет эффективности предложенных мероприятий

Цель всей описанной выше работы – подготовка отчета об эффективности выставочных контактов.

Источник – анализ подтвержденных коммерческих итогов сотрудничества фирмы-экспонента с партнерами, первый контакт с которыми был установлен на выставке. Данный отчет готовится не ранее, чем через 4 месяца после выставки, за меньший срок большая часть контактов может просто не “проявиться”. Обычной срок – 6-8 месяцев. Максимальный – год. Разумеется, выставочные связи могут “всплыть” и обернуться выгодными контрактами и через пять лет. Но это не правило, скорее – исключение. Календарный год – срок вполне достаточный, за это время абсолютное большинство тех, кто должен был “засветиться”, сделает это. Общая стоимость участия в выставке складывается из следующих основных статей затрат: Аренда стенда, плата за электроэнергию и т. д. (основная статья затрат) , Монтаж / оснащение стенда, Обслуживание стенда, реклама и пользование средствами связи.

Названные статьи затрат более подробно перечислены в контрольном списке для определения стоимости участия в выставке, приводимом в конце данного раздела. В среднем, независимо от типа выставочных мероприятий, примерно 15% всех затрат составила арендная плата за стенд, около 5% – эксплутационные расходы; плата за электроэнергию т. д. На монтаж, оснащение и оформление стенда пришлось 39%, на обслуживание стенда и пользование средствами связи – около 12%, на транспорт и удаление отходов – около 3%. Заработная плата и командировочные составили 21%, прочие затраты – около 5%.

Так, затраты на монтаж и оформление стенда для фирм с числом штатных работников до 9 человек составляет в среднем 24%. а для предприятий с численностью занятых более 2500 человек – около 43%. На стендах площадью менее 25 квадратных метров доля монтажных затрат составляет 21%, а на стендах площадью более 250 квадратных метров – 46%

При подготовке к выставке руководству предприятия всегда необходимо знать какие расходы это за собой повлечет. Первоначальные затраты на на подготовку к выставке, планируемой в течении 2009 года приведены в Приложении 6. (См Приложение 6)

Согласно Приложению 5 рассчитаем единовременные затраты и затраты за год:

– итого единовременных затрат (изготовление рекламной продукции длительного пользования, изготовление расходной рекламной продукции (короткий срок пользования), ежемесячная аренда, ежемесячная оплата труда: (3000+4500+36000)+6300*3+5800*3+(7000+3000+1000)*2+(10000+1000)*2+(21000+11000+4500)*2+(11550+4500)*2+(2000+1280)*2+5000*2+100000+

+25000+10000*2+10200*2=414760.

– итого затрат за год (изготовление расходной рекламной продукции (короткий срок пользования), аренда выставочной площади, ежемесячная оплата труда):

6300*2+5800*2+7000+10000+21000+(11550+4500)+(2000+1280)+5000+

+10000+10200=106730.

Необходимо отметить два важнейших момента, без учета которых можно серьезно ошибиться в оценке выставки.

Заключение

Таким образом, по результатам проведенного анализ анкет и опроса участников выставок и руководителей ООО “Натали-турс” можно выявить ряд недостатков организации выставочной деятельности предприятия.

1. Слабый уровень предвыставчной подготовке при работе с клиентами. По результатам опроса сотрудников службы маркетинга и рекламы было выяснено, что неудовлетворительна была организована адресная рассылка приглашений на выставку.

2. Отсутствие четко разработанного плана выставочной деятельности, начиная от подготовительного этапа и заканчивая анализами результатов выставочной деятельности.

3. Минусом является так же недостаток средств, выделяемых на организацию выставочной деятельности.

Прежде чем принять решение об участии выставке ” Туристический клуб-2009″, сотрудникам отдела маркетинга и рекламы необходимо пройти несколько весьма важных этапов:

1) определить стратегический план развития выставочной деятельности на 2008 на год;

2) составить годовой план продаж;

3) сформировать рекламный бюджет на год, куда будут включены и затраты на организацию и проведение выставок;

Как минимум за месяц до начала выставки разрабатывается и утверждается идея оформления стенда. Для этого:

После учета названных двух групп факторов можно разрабатывать идеи по оформлению. Варианты макетов оформления стенда требуют также обсуждения (в данном случае, в ООО “Натали-турс” этим рекомендуется заняться специалисту по рекламе). Важно, чтобы стенд был не только эффектный и эффективный, но и удобный для работы.

Для разработки стандартов работы на выставке начальник отдела продаж совместно с отделом маркетинга делит всех возможных посетителей стенда на группы и определяем сферы их интересов.

Как минимум за неделю до выставки отдел маркетинга готовит для интересующих ООО “Натали-турс” групп клиентов раздаточные материалы, отвечающие на ожидаемые вопросы и дающие нужные им новости о фирме.

За 2-3 дня до начала выставки директору отдела маркетинга и рекламы необходимо провести общий сбор стендистов, рассказать им, что является показателями эффективной работы на выставке и как это повлияет на зарплату стендиста (см. следующий пункт). Объяснить задачи фирмы на выставке, принципы работы с различными группами клиентов.

Участие в выставке приведет к успеху прежде всего в том случае, если произойдет определенное согласование с другими составляющими инструментов маркетинга.

Что касаемо оформления выставочного стенда и работающего на нем персонала, – безусловно, это еще один аспект удачного или неудачного “выступления” на выставке. Поэтому, в ходе работы не должно быть слабых звеньев, все они должны быть слаженными и последовательными.

Определяя статьи затрат, необходимо отметить, что основными являются: аренда выставочной площади и монтаж стенда. Действительно, затраты на участие велики, предприятию следует помнить, что участие в выставках всегда сопряжено со значительными расходами, которые могут быть осуществлены впустую.

Список литературы

1. Академия рынка: маркетинг/ под ред. Дайан А., Букерель Ф. – М.:Экономика, 2005. – 483 с.

2. Выставка с точки зрения PR / сайт компании “Выставка эффективных решений MOBYS

3. Выставочное оборудование/ сайт рекламного агентства “Байт-медиа”

4. “Оформление выставочных стендов” / сайт выставочной компании “Интерформ”

5. Борисович Э. Эффективно организуем выставку// Маткетинг. – 2007. – №21. – С.12 – 17.

6. Герчикова И. Н. Международное коммерческое дело: учебник для вузов / И. Н. Герчикова. – М.: Банки и биржи. ЮНИТИ, 2006. – 432 с.

7. Гольман И. А. Рекламное планирование. Рекламные технологии. Организация рекламной деятельности – Москва. Издательство “Гелла-принт”. 2006.

8. Грачева А. Путеводитель по MITT 2001.//Эко- 2007 – №3.

9. Джанджугазова Е. А. Маркетинг в индустрии гостеприимства. – М.: Издательский центр “Академия”, 2005.

10. Дурович А. П. Реклама в. – М.: Новое знание, 2005.

11. Дурович А. П., Копанев А. С. Маркетинг: Учебное пособие/Под общей ред. З. М. Горбылевой. – Мн.: “Экономпресс”, -2006- 400с.

12. Завьялов П. С., Демидов В. Е. Формула успеха: маркетинг (сто вопросов – сто ответов о том, как эффективно действовать на внешнем рынке) – Москва. “Международные отношения”. 2007

13. Захаренко Г. П. Выставка: техника и технология успеха. М.: Вершина, 2006.

14. И. Комаров. “Выставляемся!” / журнал “Менеджмент и Менеджер” №12 2007 г. / сайт “Менеджмент XXI” / Маркетинговые коммуникации

15. Как сделать участие в выставке эффективным Б. Рыбак \ 2007. 16 июня№112.

16. Ланкар Р., Оллье Р. Выставочный маркетинг. – М., 2005.

17. Макшанцев Р. И. Психология рекламы: Учебное пособие/Научный редактор М. В. Удальцова. – М: Инфра-М, 2007 – 230с.

18. Маркетинг/ под. ред. Романова А. Н. Москва. “Банки и биржи. ЮНИТИ”.2006.

19. Маркетинг/ под. ред. Уткина А. П. Москва. 2006

20. Маркетинг: Учебник/ А. Н. Романов, С. А. Красильников под ред. А. Н. Романова. – М: Банки и биржи, ЮНИТИ – 2007 – 560с.

21. Павлова А. Организаторы MITT: успех выставки не повод почить на лаврах.//Туризм: практика, проблемы, перспективы. – 2007 – №5.

22. Панкратов Ф. Г., Баженов Ю. К. Рекламная деятельность. Учебник для студентов ВУЗов. – 2-е изд., переработанное и дополненное. – М: Информационно-внедренческий центр “Маркетинг”, 2006 – 364 с.

23. Панкратов Ф. Г., Серегина Т. К., Шахурин В. Г. Рекламная деятельность – Москва. 2007

Таблица 1

Основные технико-экономические показатели

Показатели Годы Изменение (+-), %2008г к
2006 2007 2008 2007 2008
1. Выручка, тыс. руб. 11067 12611 17045 +54 +35
2. Среднесписочная численность работников, чел. 14 19 15 +5 +7
3. Выработка на одного работающего, тыс. руб./чел 204 213 262 +28 +23
4. Полная себестоимость товарной продукции, тыс. руб. 12165 11869 13909 +14 +17
5. Среднегодовая стоимость ОС тыс. руб. 3945 4406 5517 +39 +25
6. Фондоотдача, руб 2,8 2,9 3,1 +0,3 +0,2
7. Прибыль(убыток) от продаж, тыс. руб. (1098) 742 3136 +285 +422
8. Затраты на 1 руб. товарной продукции, 1,10 0,94 0,82 74,5 87,2
9. Рентабельность продукции, % -9,92 5,88 8,29 183,6 140,9
10. Рентабельность собственного капитала,% 32,0 2,1 40,4 +8,4 +38,3
11. Коэффициент рентабельности производства 0,91 1,06 1,18 +0,27 +0,12

Таблица 2

Характеристика туристической выставки ” Туристический клуб-2009

Общая площадь экспозиции Более 60 000 кв. м.
Количество участников Около 800 компаний
Регионы РФ Более 40
Иностранные государства 17 (Азербайджан, Аргентина, Белоруссия, Бельгия, Германия, Испания, Италия, Китай, Латвия, Литва, Португалия, Россия, Сирия, Турция, Украина, Швейцария, Япония)
Количество посетителей Планируется 50 000 человек.

Приложение 1

Организационные мероприятия участия в выставке ” Туристический клуб-2009″

Организационные мероприятия Документальное обеспечение Ответственный за мероприятие Сроки
Анализ коммерческой состоятельности проекта, определение стоимости кв. м. выставочной площади

Экспертное заключение

Начальник отдела маркетинга и рекламы 1-10 сентября
Заключение договора на аренду выставочной площади Договор аренды Юрист 10-15 сентября
Заключение договора на застройку с генеральным подрядчиком

Договор о застройке

Юрист

10-15 сентября

Разработка фирменного стиля проекта (логотип, бланк, визитка, фирменный цвет) Константы фирменного стиля выставки Отдел рекламы 1-30 сентября
Подготовка информационного письма о выставке, разработка программы мероприятий выставки Информационное письмо, программа мероприятий Юрист, менеджеры отдела маркетинга и рекламы. Начальник отдела маркетинга и рекламы 1-30 сентября
Подготовка заявочной документации по проекту Бланк заявки-договора Юрист, Начальник отдела маркетинга и рекламы 1-30 сентября

Приложение 2

Разработка рекламной кампании проекта

Организационные мероприятия Документальное обеспечение Ответственный за мероприятие Сроки
Разработка структуры Promotion проекта

План Promotion проекта

Сотрудники отдела маркетинга и рекламы 1-10 сентября
Формирование системы информационной поддержки проекта Договоры об информационной поддержки проекта Сотрудники отдела маркетинга и рекламы 10-15 сентября
Разработка рекламы, текстовое содержание Макеты рекламы различных размеров, цветная и черно-белая Сотрудники отдела маркетинга и рекламы

10-15 сентября

Определение комплекса полиграфической продукции, подготовка технического задания Номенклатура полиграфической продукции, договор с базовой типографией на размещение заказа, техническое задание Сотрудники отдела маркетинга и рекламы 1-30 сентября
Определение комплекса наружной рекламы по проекту, др. видов рекламы, рекламных акций План-схема рекламных акций, техническое задание по изготовлению наружной рекламы Сотрудники отдела маркетинга и рекламы 1-30 сентября
Подготовка и сдача в печать рекламных буклетов Рекламные буклеты Сотрудники отдела маркетинга и рекламы 1-30 сентября

Приложение 3

Этап Запуск выставки

Организационные мероприятия Документальное обеспечение Ответственный за мероприятие Сроки

Начало рекламной кампании:

Размещение в СМИ рекламы и информации о выставке, направленных на привлечение экспонентов

Рекламные модули в СМИ Начальник отдела маркетинга и рекламы

10-20 сентября

2008 г.

прямая рассылка информационных писем по клиентским базам с последующим обзвоном (формы работы: факсовая, почтовая, электронная рассылка, телетайп, курьерская рассылка материалов) Договоры на участие Менеджер по работе с клиентами 10-25 сентября 2008 г.
Формирование агентской сети Агентские договоры Начальник отдела продаж 25 сентября 30 октября
Переговоры с отдельными компаниями Договоры на участие

Начальник отдела продаж,

Начальник отдела маркетинга и рекламы

25 сентября -30 октября
Подготовка мероприятий деловой программы (детализация. формирование тематик докладов, пресс-релизов, уточнение плана-графика проведения) Программа деловых мероприятий, пресс-релизы по мероприятиям Менеджер по работе с клиентами 5 -20 сентября

2.8 Работа с экспонентами по размещению информации и рекламы в рекламно-информационных приложениях проекта

(Каталог, СD, справочники)

Коммерческая часть (прайсы реклама, информация) в рекламно-информационных приложениях Сотрудники отдала маркетинга и рекламы 15-30 сентября

2.8 Подготовка рекламно-информационных приложений

(компакт-диск, справочники) обработка видео-, фото-, текстовых материалов, режиссура и программное обеспечение)

Информационная художественная, программная часть рекламно-информационных приложений

Сотрудники отдала маркетинга и рекламы 20сентября 20 октября
Продолжение работы с экспонентами по всем направлениям этапа “запуска выставки” Договоры на участие Сотрудники отдала маркетинга и рекламы 1-30 июня
Проверка и корректировка экспозиционного плана выставки Детализированный план для застройщика Начальник отдела маркетинга и рекламы с помощью “наемного” стендиста 1-30 июня
Подготовка работы сервис – бюро на выставке Организация сервис-бюро Начальник отдела маркетинга 1-8 ноября
Подготовка оборудования сцены, звука в павильоне и конференц-зале, др. технические вопросы Перечень оборудования сцены, павильона, конференц-залов, технические требования Начальник отдела маркетинга и рекламы с помощью “наемного” стендиста

Приложение 4

Проведение мероприятий в рабочие дни выставки

Организационные мероприятия Документальное обеспечение Ответственный за мероприятие Сроки
1. Застройка
Застройка выставочного павильона (организация процесса въезда экспонентов, ввоза оборудования, контроль за состоянием стендов и оборудования, состоянием противопожарной безопасности и т. д.)

Договор с дирекцией “Крокус-экспо”

Инженерно-технический отдел

1-8 ноября

Организация оборудования сцены, звука, художественного оформления павильона

Договор с дирекцией “Крокус-экспо”

Инженерно-технический отдел

1-8 ноября

Организация сервис-бюро

Договор с дирекцией “Крокус-экспо”

Инженерно-технический отдел

9-14 ноября

Раздача бэджей, папок экспонентам (каталог, билеты, др. материалы) “Папка экспонента” Промоутры 8 ноября

2. Рабочие дни выставки

Реализация деловой программы:

– Регистрационные листы

– Социологическое исследование

– Отчетные и рекламные материалы мероприятия

Менеджеры. Сотрудники отдела маркетинга и рекламы 10-14 ноября
Контроль над функционированием оборудования сцены, звуком и светом в выставочном павильоне

Договор с дирекцией “Крокус-экспо”

Инженерно технически отдел

10-14 ноября

Реализация презентационной программы и специальных проектов (лотереи, викторины. шоу-программы, концерты) на сценической площадке

Договор с дирекцией “Крокус-экспо”

Промоутеры

10-14 ноября

Формирование наборов сувенирной продукции, их распространение Наборы рекламной продукции Сотрудник отдела рекламы
Объявления по громкой связи в выставочном павильоне и на территории выставочного центра График объявлений и тексты Промоутеры 10-14 ноября
Организация графика встреч официальных лиц и партнеров База данных и переговоры с партнерами и официальными лицами Начальник отдела маркетинга и рекламы 10-14 ноября
Переговоры с партнерами, официальными лицами, ведущими СМИ Договора и протоколы о намерениях, Начальник отдела продаж и начальник отдела маркетинга и рекламы 10-14 ноября
3. Демонтаж выставки

Договор с дирекцией “Крокус-экспо”

Инженерно-технический отдел

15 ноября

Приложение 5

Таблица 9

План программы продвижения товаров для ООО “Натали-турс”

Инструмент продвижения Примечание

Продолж

Ительность, мес.

Сумма в

Месяц, руб.

1 Мобильный маркетинг
А SMS-рассылка Покупателям будет разослано СМС-сообщение с информацией о проводимой выставке, ее целях, днях и месте участия. 1

Абонентская плата номера: 3000; рассылка СМС-сообщений: 4 500;

Общая сумма на номере для отчислений по 2% от 36 000 до 50 000.

Инструмент продвижения Примечание

Продолж

Ительность, мес.

Сумма в

Месяц, руб.

2 Промоушен
А Демонстрация видео с различными турами Место: торговый зал, 3 дня в неделю, 1 промоутер, 3 часа с 11:00 до 20:00. Дни выставки 6 300

Б

Акция Место: входная зона выставки, место выкладки каталогов, количество промоутеров -1 человек на каждый вход, время работы: 11:00 до 19:00 чч., 3 дня в неделю. Промоуторы будут раздавать листовки с указанием действующих акций. Дни выставки 5 800

Продолжение таблицы 9

Инструмент продвижения Примечание

Продолж

Ительность, мес.

Сумма в

Месяц, руб.

4 Полиграфия
А Рассылка листовки Печать листовки нового дизайна А5 (двухсторонняя), адресная рассылка, тираж 15000 экз. 2

Изготовление:

11 550;

Распространение: 4 500.

Б Каталог Увеличить тираж каталога с 6000 экз. до 7000 экз., с целью распространять по офисным зданиями 2

Изготовление: 2 000;

Распространение: 1 280.

5 Техника и технология
Монтаж и оформление стенда В среднем, независимо от типа выставочных мероприятий, примерно 15% всех затрат составила арендная плата за стенд, около 5% – эксплутационные расходы; плата за электроэнергию т. д. На монтаж, оснащение и оформление стенда пришлось 39%, на обслуживание стенда и пользование средствами связи – около 12%, на транспорт и удаление отходов – около 3%. Заработная плата и командировочные составили 21%, прочие затраты – около 5%. Дни выставки

Привлечение специалистов:

5 000. Всего 9 человек

41 000

Продолжение таблицы 9

Инструмент продвижения Примечание

Продолж

Ительность, мес.

Сумма в

Месяц, руб.

7 Программы лояльности
А Бонусы При совершении покупки свыше 1000000 рублей, покупатель получает дисконтную карту, по которой он может совершить 10 покупок со скидкой 3%. При совершении покупки свыше 2000000 рублей, покупатель получает на свой выбор дисконтные карты, по которым он может совершить либо 5 покупок со скидкой 12%, либо 10 покупок со скидкой 6%, либо 15 покупок со скидкой 4%, либо 20 покупок во скидкой 3%. 2 10 000.
Б Подарок за заключение контракта При совершении покупки свыше 200 000 рублей, покупатель получает сувенир с логотипом “Натали-турс” 2 Изготовление: 10 200.
Итого единовременных затрат (изготовление рекламной продукции длительного пользования, изготовление расходной рекламной продукции (короткий срок пользования), аренда, ежемесячная оплата труда). 414 760
Итого затрат за год (изготовление расходной рекламной продукции (короткий срок пользования), аренда, ежемесячная оплата труда). 106 730
Всего 628 220

Приложение 6

Расчет бюджета затрат на подготовку к выставке в ООО “Натали-турс”

Статьи затрат Сумма, руб.
Разовые затраты при формировании департамента
Аренда выставочного места 79 800,00
Мебель 7 448,46
Вычислительная и офисная техника 34 048,10
Средства связи 5 958,40
Транспортные средства 18 758,32
Всего 146 013,28
Годовые затраты операционной деятельности
Палата за аренду помещений 9 576,36
ГСМ 14 236,98
Запчасти и ремонт автотехники 563,00
Затраты на персонал (зарплата, страхование, командировки, обучение) 44 156,00
Канцтовары и офисная бумага 1 170,40
Хозтовары 456,00
Услуги связи, интернет 23 620,80
Обслуживание и ремонт основных средств 1 915,20
Эксплуатационные и коммунальные услуги 3 192,00
Представительские расходы 6 584,00
Всего 111 854,74
Итого 257 868,02

Приложение 7

План выставки

Выставочные залы третьего павильона

Приложение8

Планирование выставочного стенда ООО ” Натали-Турс” на выставке в Крокус-экспо

Рабочий стол

Витрина

[2] Дурович А. П. Реклама в туризме. – М.: Новое знание, 2005 – с. 158

[3] Крылов И. В. Теория и практика рекламы в России. – М: Издательство Центр, 2006 , с. 167

[4] . Назаренко Л. Ф. “Выставка как инструмент маркетинга”, М, 2007, с. 178

[5] Надо чаще встречаться. Б. Рыбак \Коммерсант. 2005. 15 ноября. №214. с. 15

[6] Как сделать участие в выставке эффективным Б. Рыбак \ 2007. 16 июня№112., с. 14

[7] Герчикова И. Н. Международное коммерческое дело, М,. с 2006. с. 201

[8] Критсотакис Я. Г. “Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. М,.2007. 178

[9] Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга // Вопросы экономики-2007-№3, с. 15

[10] Как сделать участие в выставке эффективным Б. Рыбак \ 2007. 16 июня№112., с. 14

[11] Фридман С. Как показать товар лицом: Выставки и презентации. М.: Консэко: Х. Г.С., 2005.с.229

[12] Как сделать участие в выставке эффективным Б. Рыбак \ 2007. 16 июня№112., с. 14

[13] Критсотакис Я. Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации / Я. Г. Критсотакис. – М.: ДИС,2004. с. 267

[14] Назаренко Л. Ф. Выставка как инструмент маркетинга, М.. 2007 с. 167

[15] Академия рынка: маркетинг/ под ред. Дайан А., Букерель Ф., М., 2005, с. 207

[17] Назаренко Л. Ф. Выставка как инструмент маркетинга, М.2006 с. 167

[18] Критсотакис Я. Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации / Я. Г. Критсотакис. – М.: ДИС,2004. – 521 с.

[19] Семенцова Т. Современные технологии выставочного маркетинга // Вопросы экономики-2007-№3, с. 17

[20] Фридман С. Как показать товар лицом: Выставки и презентации. М.: Консэко: Х. Г.С., 2005.с.229

[21] Как сделать участие в выставке эффективным Б. Рыбак \ 2007. 16 июня№112., с. 14

[22] Надо чаще встречаться. Б. Рыбак \Коммерсант. 2005. 15 ноября. №214. с. 15

[23] Критсотакис Я. Г. “Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. М. 2004, с. 320

[24] Гольман И. А. Рекламное планирование. Рекламные технологии. Организация рекламной деятельности. М. 2005, с. 155

[25] Надо чаще встречаться. Б. Рыбак \Коммерсант. 2005. 15 ноября. №214. с. 15

[26] Критсотакис Я. Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации / Я. Г. Критсотакис. – М.: ДИС,2004. с. 268

[27] Захаренко Г. П. Выставка: техника и технология успеха. М.: Вершина, 2006. с. 195

[28] Критсотакис Я. Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации / Я. Г. Критсотакис. – М.: ДИС,2004. с. 267

[30] Картер Г. Эффективная реклама, М.2005. 178

[31] Пасмуров А. Я. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку: Event-менеджмент. СПб. [и др.]: Питер, 2007.с. 134

1 Данные с сайта www. mitt. km. ru.

1 Данные с сайта www. mitt. ru.


Выставочная деятельность турфирмы